内田洋行、オリンパスの本社統合移転を支援

新しい働き方の実現に最新ICT インフラ導入とオフィス空間におけるデータ活用で

内田洋行は、オリンパス株式会社の本社機能と開発機能を新たに集約させる「グローバル本社」の統合移転を伴う働き方改革プロジェクトで、約 6500 名規模のオフィスで様々な利用状況を可視化できるプラットフォームを構築したことを1月18日に発表しました。

同社によると、オリンパスは、健やかな組織文化を目指し、多様な社員が時間や場所にとらわれず、自律したプロフェッショナルとして職務を全うするための新し働き方の整備を進めているといいます。
その一環として、2024 年 4 月 1 日に移転予定の新本社は出社とリモートワークのハイブリッドな働き方で、全面的なフリーアドレスを採用。自由でオープンなオフィスで社員同士の対面コミュニケーションを活性化させ、組織を跨いだコラボレーションを繋げるものだとし、そのためのツールとして同社の「SmartOfficeNavigator」が採用さたといいます。手のひらのスマートフォンで社員に必要な人や場所の情報を瞬時に引き出し、個々の力と創造的生産性の向上を支援し、オリンパスの多様な社員が自律性を持って働きながらベストなパフォーマンスを発揮させる ICT 環境を構築したとしています。
※グローバル本社：八王子事業場技術開発センター石川

SmartOfficeNavigator で IoT インテグレーションを実現

オリンパスの新本社では、オフィス空間での人の居場所や多様な設備・機器の検索・予約を SmartOfficeNavigatorで統合管理しているといいます。会議室予約管理システム SmartRoomsや各種ブース、オールユーザートイレなどの空き状況をセンサーで情報収集する RoomSenseと連携し、多様なオフィス設備を社員が自律的に検索・予約できるとしています。
またネットワークインフラ Cisco Spaces や Microsoft 365 とは SSO（シングルサインオン）で連携され、オフィス内でコミュニケーションを取りたい社員の居場所・スケジュール・連絡可否状況も確認することができるといいます。
これら複数システムのインタフェースを共通にでき、簡単な操作で各機能を統合的に使用できることで社員の快適かつ自律的な働き方を後押しできる、また段階的な機能拡張も行えるためオリンパスの長期間にわたるオフィスリニューアルに柔軟に対応できることが採用の決め手になったとしています。

■オフィスの様々な情報を瞬時に可視化

「SmartOfficeNavigator」に収集されたデータを統合しサイネージに提供する「空き状況可視化マップ（下図）」を開発したといいます。各フロア、人の往来が多い動線上にマップを設置し、全てのフロアのオフィススペースの空き状況を、社員がマップを直感的に操作することで迅速に見つけられるようになるとしています。また、マップ上から空いているコミュニケーションエリアを QR コードで予約する新機能「QRコード連携機能」を搭載し、快適性を向上しているといいます。「会社に出社するとコミュニケーションが取りやすい」という利便性からより対面コミュニケーションを促すとしています。

オリンパスの働き方改革プロジェクトでのデータ利活用

「オリンパスが目指す働き方と経営目標達成指標（KGI）」
プロジェクトでは経営層から若手まで組織横断的に総勢約100 名が参画し “オープン化と ICT 環境整備による最適なオフィス環境の構築”、“新しい働き方の推進”、“就業規則や仕組みの再整備”を掛け合わせることにより、健やかな組織文化の実現を目指しているといいます。
これを持続させるためにプロジェクトでは、客観的KGI（経営目標達成指標）を取り入れて、進捗管理を行っているとしています。

■データで部門を跨いだ交流状況やオフィス空間の利用状況を把握する新機能

オリンパス新本社では脱サイロ化の目標を掲げて、オフィスエリアごとに様々な社員同士の対面交流が進んでいるかを把握できる新機能をオリンパスと内田洋行で共創し開発したといいます。
個人を特定しない人の所在情報と、オリンパスが所有する所属組織やオフィスエリアのデータを内田洋行がインテグレーションすることで実現しているといいます。これらのデータ活用により、プロジェクトが目指す部門間の連携、交流の進展など移転統合の目標進捗における課題の推察が視覚的に可能となるとしています。
またこのデータを根拠として、今後の事業の再編に伴う部門やプロジェクトで使用するオフィスエリアの拡張や再配置などの判断にも活用し、経営戦略、事業環境変化に対しアジャイルに対応できる、進化し続けるオフィスを構築することが可能となったといいます。なお、社員の所在情報の利用については、オリンパスで求められる個人情報ポリシーに対応するために、データ形式を不規則な文字列に変換（ハッシュ化）しているとしています。

高品質なハイブリッド環境を実現する ICT 機器の導入支援

同社は、ハイブリッドワークのために多彩な会議環境を新たに構築したといいます。Microsoft 365 の Teams の機能を十分に活かした ICT 機器の選定、ハイブリッド会議空間における人の目線や発声、そして音声の聞こえ方を考慮した機器の設置を実施したとしています。内田洋行が従前から推進している Microsoft のライセンス販売や会議室構築の
ビジネスで培ったノウハウが、機器選定・設置やスムーズな利用機能拡張に貢献しているといいます。また、構築した環境を誰でも十分に活用できるようマニュアル作成までサポートしているとしています。

今後はより快適にコミュニケーションを進めるために、ICT 機器や Microsoft Teams などのコミュニケーションインフラと SmartOfficeNavigator の連携強化を計画していて、それらから収集されるデータによって人の働き方や場の活用頻度を総合的に可視化し、更なるデータ活用を進めるといいます。
今後は、実際の施設活用状況として、各会議室や各種ブースの占有時間と実利用時間の差分を把握するなど、データから運用ルールを適切に回せているかを判断し、使い方の改善に役立ていくといいます。導入以前は、空いている会議室を探しまわる等で付帯業務が発生していたところ、導入後は社員が本来の業務に専念できるようになったといいます。結果、業務の効率化が図れ、エンゲージメントの向上にも寄与しているとしています。今後は AI カメラによる混雑情報の統合も着手予定だとしています。

内田洋行では、人と組織の結束力を高め、成長を促すための ICT 環境を 「人が主人公のハイブリッド・ワークプレイス」として、オフィス空間やプラットフォーム内で人や空間のデータを自在にインテグレーションし、高度に自律した働き方や生産性向上を目指しているといいます。今後も、オリンパスの働き方改革を推進させるための ICT 環境構築及び運用支援に邁進していくとしています。

■内田洋行の働き方変革への取り組み

「知的生産性研究所」は、1989 年に設立された内田洋行の企業内研究所。設立以来一貫して、組織の創造性・効率性・躍動性を高める働き方を調査・研究。2010 年に「Change Working®」を発表、働く人が業務に応じて適切な機能と場所を自律的に選択する「Active Commons®」を提唱したとしています。

■オリンパス株式会社について

オリンパスは「私たちの存在意義」として掲げる、世界の人々の健康と安心、心の豊かさの実現を目指しているといいます。世界をリードするメドテックカンパニーとして、同社は医療従事者の人びとと共に、病変の早期発⾒、診断、そして低侵襲治療に役立つ最適なソリューション・サービスの提供を通じて対象疾患における医療⽔準の向上に貢献していくとしています。創業から100 余年、オリンパスはこれからも世界中の顧客に最適な価値をもたらす製品を提供することで、社会への貢献を目指すとしています。

会社名 オリンパス株式会社
新本社 東京都八王子市石川町 2951 (2024 年 4 月 1 日より移転予定)
会社設立 1919 年 10 月 12 日
敷地面積 47,680ｍ2 （八王子事業所 技術開発センター石川）
代表者 取締役 代表執行役 社長兼 CEO（最高経営責任者） シュテファン・カウフマン氏

（画像は内田洋行様より頂戴しました）